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Stampa di documenti sotto la lente del Tco
- Data 14-05-2007
Il nuovo Tco Report di Lexmark guida tra costi evidenti e nascosti
Il tema della riduzione del Tco č nel settore della stampa e
della gestione della documentazione aziendale uno dei grandi
argomenti di confronto tra i principali player, da Hp a Ibm e Lexmark, agli
altri giapponesi, insieme con quello della facilitą di utilizzo e di impiego e
l'altro delle prestazioni ad integrazione del software applicativo gią presente
in azienda. Documenti su carta e digitali fanno parte integrante del
workflow dei processi di ogni ufficio: le stampanti possono
essere programmate per rendere automatici compiti manuali.
I vendor vedono cambiare il loro ruolo da fornitori di tecnologie a consulenti
delle aziende nella gestione degli asset, nella gestione dei processi, nella
riduzione dei costi e nell'adozione anche di modelli di pagamento in funzione
del'uso.
Nonostante queste buone intenzioni, ? il 19% dei documenti stampati
non viene neppure utilizzato?. Il dato č stato rivelato da Massimiliano
Tedeschi, ad di Lexmark Italia, nel corso della presentazione
della seconda edizione del Tco Report. Mentre nella prima edizione di
qualche anno fa il focus erano le aziende pił piccole, in questo recente studio
condotto da Xplor Italia Research erano sotto osservazione le
prassi operative e i costi del Document and Print Management nelle aziende pił
grandi e nella pubblica amministrazione.
Come scrive Tedeschi nella prefazione del libretto, particolarmente in questo
momento ? le aziende sono consapevoli di trovare nel Document and Print
Management un'area che si presta a un'ottimizzazione dai benefici
particolarmente consistenti. Benefici che vanno ben oltre l'utile risparmio di
carta, con economie e miglioramenti di efficienza che impattano direttamente
sulla capacitą di agire e competere sul mercato di riferimento?.
Tedeschi parla di un obiettivo medio raggiunto del 20 % di
risparmio di costi, con punte anche del 30% ottenuti sui costi di produzione,
trattamento e distribuzione dei documenti per le aziende che hanno impostato una
strategia ispirata ai criteri individuati nello studio. Come rivela Tco
Report, realizzato secondo un approccio tendente a individuare le best
practice, anche il 10 % del fatturato annuo di una grande organizzazione
pubblica o privata č speso in attivitą di D&PM.
Il rapporto individua una modalitą di confronto con le best
practice che avviene secondo cinque diverse voci di costo esplicite (
hardware e software, esercizio, amministrazione) e implicite ( operativitą e
fermi programmati oppure no).
Ne deriva anche uno strumento (Document Tco Meter) presente sul
web di Lexmark a disposizione delle aziende che vogliano misurare il loro
eventuale scostamento dalle pratiche migliori per iniziare un percorso di
miglioramento insieme con i partner consulenziali di Lexmark.
Diversi i dati che emergono da questo campione di studio su
44 aziende italiane con pił di 250 dipendenti. Il 55% delle aziende dispone di
software per la gestione documentale. Il 30% conta di effettuare un processo di
integrazione tra il software gestionale in uso e la piattaforma di gestione
documentale. Solo un 1/3 di queste media realtą aziendali dispone di un processo
di workflow per la gestione dei flussi documentali.
Se le aziende sono disposte a fare investimenti in questo settore dell'Ict solo
a fronte di garanzie precise sui benefici attesi, il ruolo che il vendor deve
assumere diventa di tipo consulenziale e servono strumenti di misura.
Il nuovo Tco Report ha l'ambizione di fornirne qualcuno.
